Espace doctorants : le dépôt légal de la thèse

Depuis le 1er septembre 2011, à l’ULCO le dépôt de la thèse se fait au format numérique. Le doctorant ne dépose plus d’exemplaire papier à des fins de conservation et de diffusion (mais envoie quand même aux membres du jury les exemplaires papier qui leur sont destinés).

Le dépôt électronique des thèses répond aux obligations de dépôt légal (arrêté du 25 mai 2016). Il permet

  • d'assurer l'archivage pérenne au format numérique (confié au CINES, Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur)
  • de signaler les travaux de recherche des jeunes docteurs via le portail national Theses.fr.

Le dépôt électronique de la thèse est un préalable indispensable à la soutenance.

Inscription en doctorat

Inscription administrative au Bureau des thèses. Signature de la charte des thèses.

Avant la soutenance : procéder au 1er dépôt

Dans les 3 semaines précédant la soutenance, vous devez déposer votre thèse. Le fichier que vous déposerez doit être strictement identique à l’exemplaire remis aux membres du jury. Prendre rendez-vous à la BULCO pour le dépôt des fichiers, la signature de la Charte des thèses et la Charte de diffusion électronique des thèses.

Le jour du dépôt de votre thèse, vous devrez apporter à la bibliothèque un support de stockage comprenant les fichiers suivants :

  • Votre thèse au format .pdf (norme PDF/A, version 1.4 ou supérieure) et dans son format d’origine (Microsoft Office, OpenOffice, Latex, etc.). Vous pouvez vérifier la conformité de votre fichier grâce au test FACILE. Il est demandé au docteur de donner des noms signifiants aux fichiers.
  • Si le docteur est amené à diffuser une version de sa thèse différente de la version de soutenance (en raison d’éléments sous droit d’auteur notamment), les deux fichiers devront figurer sur le support gravé dans des dossiers nommés « version d’archivage » et « version de diffusion ».
  • Un fichier au format .doc, .odt ou .txt comprenant : le titre de votre thèse en français et en anglais, le résumé en français et en anglais (4000 caractères maximum chacun, espaces compris) et les mots-clés en français et en anglais ; le nom des membres de votre jury, ainsi que leur lieu d'exercice et leur fonction au sein du jury ; le nom de votre laboratoire et de votre école doctorale.
  • Si votre thèse est rédigée dans une autre langue que le français, vous devez fournir un résumé substantiel en langue française (Arrêté du 6 janvier 2005 relatif à la cotutelle internationale de thèse, art. 8).
  • La charte de diffusion des thèses signée par le doctorant et son directeur de thèse.

Après la soutenance : procéder à un 2nd dépôt ou confirmer le dépôt définitif

A l'issue de votre soutenance, le jury prononcera un avis sur la version de votre thèse à archiver. Le Président du jury signe la première page du document Autorisation de diffusion électronique qui détermine

  • Si vous êtes autorisé à archiver et diffuser votre thèse en l'état, c'est-à-dire de valider l'archivage de la version du 1er dépôt.
  • Si vous devez apporter des corrections à votre thèse, c'est-à-dire de procéder à un second dépôt. Vous devez déposer à la bibliothèque la version de votre thèse corrigée suivant les préconisations du jury, dans un délai de 1 mois après la soutenance pour des corrections mineures ou de 3 mois après la soutenance pour des corrections majeures.
  • Si votre thèse est confidentielle, auquel cas elle doit être déposée pour archivage mais sa diffusion n’aura lieu qu’à l’issue de la période de confidentialité.

    Attention : La confidentialité est prononcée par le président de l’ULCO (voir le guide du doctorant de l’ABES)

Ce qui est obligatoire :

  • L’archivage numérique pérenne de la thèse au CINES, y-compris dans le cas d’une thèse non diffusable.
  • Le signalement dans le catalogue Sudoc et sur theses.fr.
  • La diffusion sur l’intranet de l’ULCO.

En cas de clause de confidentialité, la diffusion sur intranet se fait à l’issue de la période de confidentialité.

La diffusion sur internet est soumise à l’autorisation du docteur.

L’ULCO encourage la diffusion de la thèse la plus large possible dans une démarche de valorisation de la recherche à l’ULCO et de valorisation des travaux du docteur. La diffusion est également un atout pour l’insertion professionnelle du docteur.

Le docteur a néanmoins la possibilité de restreindre la diffusion de sa thèse en autorisant uniquement sa diffusion en intranet, ou en autorisant la diffusion sur internet après une période d’embargo dont il doit préciser la durée.

En cas d’utilisation de ressources non libres de droit dans le corps de la thèse, le docteur peut être amené à diffuser une version de sa thèse expurgée de ces éléments : la version de diffusion est alors différente de la version d’archivage et incomplète. Ce cas de figure doit rester exceptionnel.

Si le docteur autorise la diffusion sur internet, la thèse peut être signalée et consultable à partir de :

  • l’ULCO (portail e-bulco, ressources numériques de l’ULCO)
  • theses.fr (portail des thèses des universités et grandes écoles françaises)
  • Sudoc (catalogue collectif des bibliothèques de l’enseignement supérieur)
  • TEL (si le docteur a effectué lui-même un dépôt dans TEL, la version « officielle » issue de STAR est clairement identifiée)
  • DART EuropeOAISTER
  • Etc…

 Contacts

Bureau des thèses : Carole Lagatie - carole.lagatie@univ-littoral.fr

1, place de l'Yser BP71022

59375 Dunkerque cedex 01

03 28 23 73 93


BULCO : Anne-Gaëlle Boisgontier - boisgont@univ-littoral.fr

55, avenue de l'Université B.P. 5250

59379 Dunkerque cedex 1

03 28 23 74 74

Des formations spécifiques sont proposées par le Collège doctoral ComUE Lille Nord de France. Retrouvez le catalogue des formations et inscrivez-vous sur le site Formadoc.

La BULCO propose aussi régulièrement des formations aux bases de données ou à zotero ainsi qu’un service d’accompagnement à la recherche bibliographique.

Pour plus d’informations sur le dépôt de la thèse, rendez-vous sur l’espace pour les doctorants de l’Abes : http://www.abes.fr/Theses/Espace-pour-les-doctorants

 

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